Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant les anomalies possibles relatives au numéro AVS, les demandes de numéro AVS, l’utilisation systématique du numéro AVS, les interfaces UPIViewer et UPIServices et d’autres questions générales concernant UPI.
Vous pouvez contacter le support UPI en envoyant un mail à upi@zas.admin.ch, en précisant le(s) prénom(s), nom et date de naissance de la personne, le numéro AVS stocké dans votre registre et le numéro AVS du registre UPI. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Vous pouvez contacter le support UPI en envoyant un mail à upi@zas.admin.ch, en précisant le(s) prénom(s), nom et date de naissance de la personne et ses numéros AVS. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Vous pouvez contacter le support UPI en envoyant un mail à upi@zas.admin.ch, en précisant le(s) prénom(s), nom et date de naissance de la personne et le numéro AVS du registre UPI. Nous vous demandons de joindre également une copie du support carte ou papier qui indique l’autre numéro AVS. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Le bon numéro AVS est celui qui correspond à la personne dans le registre UPI. En cas de doute, vous pouvez contacter le support UPI en envoyant un mail à upi@zas.admin.ch. Nous vous demandons de préciser le(s) prénom(s), nom et date de naissance de la personne et de joindre une copie des deux documents concernés. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Vous pouvez remplir le formulaire « Demande de rectification des données personnelles figurant dans un registre officiel de la Confédération », disponible sous : Rectification des données (admin.ch)
Nous vous prions de l’envoyer ensuite au destinataire compétent (en général soit l’état civil, soit le service de migration, en fonction du cas). Vous trouvez l’information dans UPIViewer.
Plus d’informations sont disponibles sous : Rectification des données (admin.ch)
Vous pouvez contacter le support UPI en envoyant un mail à upi@zas.admin.ch, en précisant les prénoms et noms des personnes et le numéro AVS concerné. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Plus d’informations disponible sous : Rectification des données (admin.ch)
Dès lors qu’une institution identifie le besoin de création d’un numéro AVS pour une personne (après vérification que cette dernière n’en avait pas), elle doit faire une demande de création du numéro AVS, sans attendre.
Si plusieurs institutions demandent un numéro AVS pour la même personne, la CdC a mis en place des processus de contrôle pour qu'en général, un seul numéro soit créé pour cette personne. Pour éviter la création de doublon, il est donc important de toujours faire la demande de création du numéro en utilisant les données officielles (carte d'identité ou passeport). Le secrétariat d’État aux migrations publie sur son site Internet des notes explicatives sur la manière de retranscrire les informations figurant sur les documents d’identité.
Pour les personnes qui commencent un travail en Suisse, l'employeur contacte la caisse de compensation compétente. Cette dernière envoie une demande de création de numéro AVS après le début du contrat de travail.
Annonce de l’utilisation systématique du numéro AVS
Conformément à l’art. 134ter RAVS, une organisation souhaitant utiliser le numéro AVS dans une de ses activités doit s’annoncer à la Centrale de Compensation. Si la CdC la reconnaît effectivement comme un utilisateur systématique légitime (c’est-à-dire disposant de bases légales l’autorisant à cette utilisation), cette organisation se verra octroyer l’accès aux services suivants offerts par la CdC :
a) obtenir une livraison initiale du numéro AVS pour l’ensemble de son registre de personnes
b) utiliser les systèmes d’interrogation en ligne « UPIViewer » et/ou « UPIServices »
c) obtenir la génération de numéro AVS pour des personnes physiques avec lesquelles elle est en processus d’affaires et qui ne disposent pas déjà d’un tel identificateur.
Plus d’informations disponible sous : Utilisation systématique du numéro AVS (USN) (admin.ch)
Vous serez invité en premier lieu à saisir les données d’identification de l’organisation annoncée, puis celles de la personne complétant le formulaire (qui engage la responsabilité légale de l’institution) ainsi que celles d’une personne responsable de l’utilisation systématique du numéro AVS (RUSN) conformément à l’article 134ter, al. 2, let. b RAVS et de potentiels remplaçants et/ou délégués du RUSN. Vous devrez aussi fournir des copies des pièces d’identité de toutes les personnes susmentionnées, en format PDF.
Il vous sera également demandé de spécifier la base légale que vous invoquez pour justifier de l’utilisation systématique déclarée. Sans cette information, il nous sera impossible de statuer sur votre légitimité à utiliser systématiquement le numéro AVS.
Enfin, si votre institution mandate une autre organisation dans le cadre de l’utilisation systématique du numéro AVS, vous devrez nous fournir une procuration.
Pour finir, il vous sera demandé d’imprimer le résumé de l’annonce et de nous le retourner dûment signé par courrier postal.La page récapitulative du formulaire peut aussi être signée électroniquement puis envoyée à upi@zas.admin.ch.
Oui, une annonce par domaine est requise. Par exemple une assurance maladie utilisant le numéro AVS dans les domaines de l’assurance de base et complémentaire doit annoncer ces deux domaines d’usage séparément, chacun avec la mention de la base légale spécifique au domaine d’activité concerné.
Non, une annonce initiale unique suffit pour un domaine d’activité donné du numéro AVS. Par exemple une institution déjà reconnue comme étant un utilisateur systématique du numéro AVS par la Centrale de Compensation peut par la suite, sans autre forme de démarche préalable, demander une livraison du numéro AVS, obtenir plusieurs accès à UPIViewer ou un accès à UPIServices.
L’annonce de votre organisation comme utilisateur systématique du numéro AVS est un prélude nécessaire à l’obtention de tout accès à UPIViewer ou UPIServices. Néanmoins, cette annonce n’engendre pas automatiquement la création et la livraison d’accès pour ces services.
Pour obtenir un accès à UPIViewer, il est nécessaire de s’adresser à la personne responsable de l’utilisation systématique du numéro AVS (RUSN), ou à un de ses remplaçants ou délégués. Ces personnes habilitées à faire des demandes d’accès doivent avoir un accès à USNTools. Depuis leur compte sur cette application, ils peuvent faire des demandes d’accès à UPIViewer.
Pour obtenir un accès aux UPIServices, il est nécessaire de procéder à une demande ad hoc via le formulaire disponible sous : Interface UPIServices (admin.ch)
Veuillez contacter le support UPI à l’adresse suivante : upi@zas.admin.ch.
Base légale
Conformément à l’art. 134ter al. 2 RAVS, l’annonce doit comprendre la mention d’une base légale sur laquelle l’organisation prétend fonder l’utilisation systématique du numéro AVS. Sans cette mention, l’annonce n’est pas valable et ne peut être prise en considération par la CdC.
L’article 153c LAVS dresse le cadre général du dispositif des bases légales à l’utilisation systématique du numéro AVS. Celles-ci dépendent de la nature de l’organisation ainsi que de ses activités. Il incombe à l’organisation seule d’identifier la base légale pertinente.
A titre d’illustration, voici quelques exemples de bases légales pertinentes :
· caisse de pension (2ème pilier) : art. 48 LPP al. 4
· caisse d’assurance maladie obligatoire : art. 42a et 83 LAMal
· caisse d’assurance chômage : art. 96 LACI
· caisse d’assurance accident obligatoire art. 60a LAA
La personne de contact (dont les coordonnées sont demandées lors de l’annonce d’utilisation systématique) est informée que son organisation n’est pas reconnue comme utilisateur systématique du numéro AVS pour le domaine d’activité déclaré.
En conséquence :
- Aucun accès à UPIViewer ou à UPIServices ne sera délivré à un quelconque membre de l’organisation
- Il ne sera donné suite à aucune demande de communication par lots de numéros AVS ou de création de numéros AVS provenant de l’organisation.
Un tel statut n’a pas de caractère définitif : si le cadre juridique évolue (création par le législateur d’une base légale pertinente pour le domaine d’activité concerné) ou si une base légale différente peut être invoquée, l’institution peut solliciter à tout moment un réexamen de son dossier, en fournissant toutes pièces jugées utiles à cet effet. S’adresser pour cela à : upi@zas.admin.ch
Recherche
Il est possible d’effectuer une recherche en ligne dans l’annuaire des organisations s’étant annoncées à la CdC, au moyen de la fonctionnalité de recherche du système d’annonce en ligne :
Annonce électronique de l'utilisation systématique du numéro
Une organisation reconnue par la Centrale de Compensation comme un utilisateur systématique légitime du numéro AVS est indiquée par l’état « accepté ».
Il y a plusieurs raisons possibles à cela :
a. Nous vous conseillons vivement d’utiliser des mots-clés simple dans l’annuaire des utilisateurs systématiques consultable via la fonctionnalité de recherche du système d’annonce en ligne sous :
Annonce électronique de l'utilisation systématique du numéro
b. Vérifiez si votre organisation a été annoncée auparavant dans une langue différente, ou sous une autre dénomination connue.
c. Il se peut tout simplement que votre organisation n’ait pas encore été annoncée. En cas de doute, veuillez envoyer un e-mail à upi@zas.admin.ch.
Divers
Dans la plupart des cas, il faut compter 5 jours ouvrables dès la réception de l’annonce par courrier postal. Parfois l’examen de certaines bases légales requiert un travail plus approfondi. Dans de tels cas, le délai peut dépasser 30 jours.
Veuillez adresser les motifs et les modifications souhaitées à : upi@zas.admin.ch.
Veuillez adresser les nouvelles coordonnées de la personne de contact ou du RUSN à : upi@zas.admin.ch.
Accès
UPIViewer est une interface de consultation en ligne de la base de données UPI (et donc du numéro AVS), à destination de personnes assurant la gestion du numéro AVS au sein d’une organisation reconnue comme utilisateur systématique.
Les fonctionnalités offertes permettent :
a. d’obtenir un numéro AVS sur la base des données d’identification d’une personne physique (nom, prénom, date de naissance etc.) ;
b. d’obtenir les données d’identification associés à un numéro AVS.
Non, votre organisation doit être auparavant reconnue comme utilisateur systématique du numéro AVS, selon art. 134ter, al. 1, RAVS.
Non. Dès le premier janvier 2022, suite à une décision du Conseil fédéral, l’ensemble des utilisateurs est exonéré du paiement d’émoluments.
Veuillez contacter notre service de gestion des droits d’accès à UPIViewer à : UPI_Access@zas.admin.ch.
Vérifiez que vous avez bien respecté les règles imposées pour la composition des mots de passe. Le mot de passe doit avoir au moins 10 caractères et doit être constitué de 3 des 4 types mentionnés ci-dessous :
· Lettres non accentuées minuscules
· Lettres non accentuées majuscules
· Chiffres
· Caractères spéciaux suivants : !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~
Le service de gestion des droits d’accès à UPIViewer reste à votre disposition pour vous aider à réinitialiser un nouveau mot de passe, si nécessaire à l’adresse e-mail UPI_Access@zas.admin.ch.
Deux fonctionnalités, « mot de passe perdu » et « visa perdu », sont à votre disposition sur la page de connexion d’UPIViewer pour vous dépanner rapidement.
Si le problème persiste, le service de gestion des droits d’accès reste à votre disposition pour vous attribuer un nouveau mot de passe ainsi que vous communiquer à nouveau votre visa à l’adresse e-mail UPI_Access@zas.admin.ch.
Non, cet accès est nominatif et intransmissible. Pour des raisons de sécurité, les accès ne sont octroyés qu’après une procédure d’inscription et de validation de notre part. Quiconque utilise le numéro AVS sans y être autorisé s’expose aux sanctions décrites dans l’article 153i LAVS.
Oui, une telle annonce est nécessaire car, par exemple, une adresse e-mail erronée ne permet pas à l’utilisateur de recevoir un nouveau mot de passe et son visa en cas de perte. La modification des données de contact d’un utilisateur peut être effectuée directement par l’intéressé, dans la page « Profil » d’UPIViewer (accessible via le menu « Profil »). Si vous changez d’employeur, vous n’êtes plus légitimé à utiliser votre ancien compte.
Vous devez annoncer votre départ au RUSN de votre institution, qui pourra ainsi bloquer votre accès.
Oui, une telle annonce est obligatoire car votre nouvel employeur n’est pas nécessairement annoncé et reconnu par la Centrale de Compensation en tant qu’utilisateur systématique du numéro AVS. L’accès UPIViewer est donc lié à votre employeur, et en changeant d’employeur vous perdez le droit de l’utiliser.
Si votre nouvel employeur est reconnu par la Centrale de Compensation comme utilisateur systématique, son RUSN pourra faire une nouvelle demande d’accès à UPIViewer pour vous. Dans le cas contraire, votre employeur devra être au préalable annoncé comme utilisateur systématique du numéro AVS (voir la section « Utilisation systématique du numéro AVS »).
Recherche
Pour rechercher une personne dont le nom de famille est composé de plusieurs noms, nous vous conseillons de faire une première recherche avec le nom composé tel que vous le connaissez. Si cette recherche n’aboutit pas, nous vous conseillons de faire la recherche sur un seul des noms qui composent le nom de la personne à la fois, dans l’ordre, jusqu’à aboutissement de votre recherche.
D’une manière générale, nous conseillons vivement d’utiliser systématiquement les données officielle d’identification figurant sur une pièce d’identité pour faire une recherche.
Plusieurs raisons possibles :
· Vos données relatives à la personne recherchée diffèrent des données présentes dans UPI : veuillez vous assurer que les données à votre disposition sont correctes en comparant celles-ci avec un document officiel tel que copie du passeport, copie de la carte d’identité, acte d’origine ou autorisation de séjour.
· Si les données de recherche sont correctes, la suite du traitement est différenciée suivant la nationalité de la personne.
Nationalité suisse :
o Les personnes sont annoncées à UPI par le registre Infostar dès l’enregistrement de la naissance par l’état civil. Le délai d’annonce est en principe de quelques jours ouvrables, auquel il convient d’ajouter, dans un nombre mineur de cas, 5 jours pour un traitement manuel du cas par la CdC lorsque cela s’avère nécessaire. Dans de rares cas, une annonce de l’état civil peut prendre plus de 30 jours pour parvenir à la CdC.
x Si un numéro AVS n’est pas disponible dans UPI au-delà de 30 jours suivant sa naissance sur territoire suisse, annoncer l’anomalie au service de support à la clientèle UPI en joignant une copie de la pièce justificative (acte de naissance).
Nationalité étrangère, résidant en Suisse :
Etrangers au bénéfice d’un titre de séjour
o S’il s’agit d’une naissance en Suisse, l’enfant est annoncé par le registre Infostar dès l’enregistrement de la naissance par l’état civil (voir le cas de la « Nationalité suisse », ci-dessus).
x Si le numéro AVS n’est pas disponible après la réception de l’autorisation de séjour, annoncer l’anomalie au service de support UPI à upi@zas.admin.ch. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Requérants d’asile
o Les personnes en procédure d’asile sont annoncées à UPI par ZEMIS/SYMIC lors du traitement des dossiers par le SEM. Les numéros AVS de ces personnes sont en principe disponibles dans UPI dès le moment où celles-ci sont placées dans les cantons.
x Si le numéro n’est pas disponible après le placement dans un canton, annoncer l’anomalie au service de support UPI à upi@zas.admin.ch. L’équipe de support examinera le cas et vous indiquera la démarche à suivre.
Le numéro AVS est en principe unique et univoque. Dans de rares cas, un numéro AVS peut être annulé et un nouveau numéro est attribué. Pour obtenir ce nouveau numéro, vous devez obligatoirement effectuer une recherche dans UPIViewer en utilisant les données personnelles. Une fois la personne identifiée de manière certaine, vous devez alors récupérer son nouveau numéro AVS et l’utiliser immédiatement en lieu et place de l’ancien.
Vous pouvez trouver plus d’information ainsi que la liste des numéros AVS inactivés ou annulés à la page Numéros inactivés ou annulés (admin.ch).
Toute occurrence du numéro AVS annulé devra être remplacée par le nouveau numéro dans vos systèmes d’information. Si le numéro AVS annulé figure sur un support, il est fortement recommandé d’annoncer au délivreur du support qu’il doit actualiser le numéro AVS dans son registre et remettre un support actualisé au détenteur.
D’une manière générale, la recherche dans UPI (via UPIViewer ou via UPIServices) ne permet pas d’utiliser des caractères de remplacement et ne permet pas d’obtenir une liste de résultats élargis. Cette politique est délibérée et vise à ne pas permettre une recherche avec des critères trop vagues qui pourrait aboutir à une association erronée du numéro AVS avec une autre personne.
Si une personne possède un numéro AVS, une recherche avec les données officielles d’identification complètes aboutira toujours à un résultat. Nous recommandons très fortement d’utiliser systématiquement les données officielles d’identification pour éviter toute erreur d’identification (en vertu de l’art. 5 de la loi sur la protection des données).
UPIServices donne l’accès
a. d’une part à un service d’interrogation en temps réel via le réseau Internet (WebService), permettant une interrogation ponctuelle suivie d’une réponse immédiate par l’application cliente (mode synchrone) ;
b. d’autre part à un service d’interrogation en mode asynchrone (de type batch) dédié aux consultations de masse.
A partir d’un volume dépassant 100 interrogations consécutives l’utilisation du batch est obligatoire.
Plus d’informations sont disponibles sous : Interface UPIViewer (admin.ch)
Non, il convient tout d’abord de s’être annoncé comme utilisateur systématique du numéro AVS, et d’avoir été reconnu comme tel par la CdC.
Plus d’informations sont disponibles sous : Utilisation systématique du numéro AVS (USN) (admin.ch)
UPIServices est destiné aux institutions désireuses d’accéder à un volume important de données de la base de données UPI ou de permettre, avec un seul accès réseau, la connexion de plusieurs utilisateurs en même temps. Il impose cependant à l’utilisateur de mettre en place une interface de gestion du service.
Plus d’informations sont disponibles sous : Interface UPIServices (admin.ch)
Lorsque les employés de votre organisation ne consultent UPI que de manière ponctuelle, au cas par cas, un accès individuel à l’interface UPIViewer suffit en général.
Lorsque vous souhaitez intégrer l’accès à UPI au sein de systèmes d’information propres à votre organisation, de façon par exemple à récupérer automatiquement les données dans UPI dès qu’un numéro AVS est inséré dans un champ d’un masque de saisie, vous avez besoin d’un accès à UPIServices.
UPIServices est, par ailleurs, la seule interface vous permettant de remplir votre devoir de comparaison régulière de l’intégralité de votre effectif avec UPI (selon art. 134quinquies al. 2 RAVS
Non. Dès le premier janvier 2022, suite à une décision du Conseil fédéral, l’ensemble des utilisateurs est exonéré du paiement d’émoluments.
Une solution de contournement est en vigueur depuis plusieurs années. Les parents de même sexe doivent être annoncés dans le même champ. Par exemple si la personne annoncée a deux mères, on entre « prénom 1 / prénom 2 » dans le champ « Prénom de la mère » et « nom 1 / nom 2 » dans le champ « Nom de la mère ».
La gestion de deux parents de même sexe sera réglée dans le cadre du projet d’harmonisation des caractères spéciaux dans les registres officiels de personnes.
Les données suivantes sont disponibles :
- Numéro AVS
- Nom
- Prénom
- Date de naissance : la date de naissance peut être renseignée uniquement avec une année dans certains cas (par ex. 00.00.1995) ou le mois et l’année (00.05.1995).
- Sexe
Les données suivantes sont disponibles uniquement si renseignées par les registres sources :
- Nationalité
- Nom de célibataire
- Nom figurant sur le passeport
- Lieu de naissance
- Nom de la mère : données au moment de la naissance de la personne ou de son adoption
- Nom du père : données au moment de la naissance de la personne ou de son adoption
- Date de décès : l’absence d’une date de décès dans UPI n’est pas constitutive d’une preuve de vie. Seuls les décès survenus en Suisse sont annoncés par les autorités de l’état civil depuis le 1er janvier 2005. Il n’y a pas de saisie rétroactive des anciennes dates de décès
Seules les données mentionnées à l’article 133bis al. 4 du règlement AVS peuvent être saisies dans UPI. En particulier, les données suivantes ne sont pas disponibles :
- État civil et date de l’état civil : le registre UPI n’a pas les bases légales pour pouvoir transmettre ces informations à tous les utilisateurs systématiques du numéro AVS. Sur base écrite et motivée, ces informations peuvent être communiquée aux institutions du 1er et du 2ème pilier (art. 32 LPGA). Les caisses de prévoyance professionnelle peuvent s’adresser directement à la Caisse suisse de compensation (CSC).
- Lieu d’origine : le registre UPI ne possède pas cette information.
- Lien avec le numéro AVS et les données des parents, des enfants ou des conjoints : le registre UPI ne possède pas cette information.
- Adresse postale : le registre UPI ne possède pas cette information.
- Affichage de la caisse de compensation actuelle et des dates de début ou de fin d’une rente : le registre UPI n’a pas les bases légales pour pouvoir transmettre ces informations.
Les spécifications des UPIServices sont disponibles sur le site web de la Centrale de Compensation : Interface UPIServices (admin.ch)
L’adresse de contact est upi@zas.admin.ch (voir aussi Support utilisation UPI & numéro AVS (admin.ch)
Dernière modification 23.07.2024