La notion d’ «utilisation systématique» est à la base de l’ensemble du dispositif que le législateur a souhaité introduire pour encadrer l’usage du numéro AVS en tant qu'identificateur administratif de personnes. Il en découle des devoirs autant que des droits, tant pour les organisations qui s’y livrent que pour la Centrale.
Notion fondamentale
Selon l'art. 153b de la LAVS, l'utilisation du numéro AVS est réputée systématique lorsque l’intégralité, une partie ou une forme modifiée de ce numéro est liée à des données personnelles collectées de manière structurée.
Plus concrètement, l'utilisation du numéro AVS est en général « systématique » dès qu’il est stocké, même modifié, dans un fichier de données. Les « fichiers de données » sont à interpréter au sens de la Loi sur la protection des données, à savoir « tout ensemble de données personnelles dont la structure permet de rechercher les données par personne concernée ». Le terme « modifié » couvre aussi les cas pour lesquels le numéro AVS est sauvegardé de manière cryptée, réversiblement ou irréversiblement – via une fonction de hachage par exemple.
Une utilisation non-systématique du numéro AVS consisterait à ne pas stocker sous une forme structurée le numéro AVS. Plus d'information à la page: Utilisation non-systématique du numéro AVS
Droit à l’utilisation systématique du numéro AVS
Les organisations faisant partie de l'institution des assurances sociales fédérales (caisses de compensation, agences AVS, offices AI et PC) disposent automatiquement du droit à l'utilisation systématique du numéro AVS pour les tâches relevant de l’application du droit des assurances en question.
A contrario, les organisations ne faisant pas partie de cette institution ne sont en droit de l'utiliser systématiquement que si elles remplissent les conditions de l’art. 153c LAVS. A défaut, l'utilisation systématique du numéro AVS est un délit punissable au sens de l'art. 153i LAVS.
Obligation des utilisateurs systématiques du numéro AVS (USN)
Conformément aux articles 153d à 153f LAVS, les autorités, organisations et personnes utilisant de manière systématique le numéro AVS doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles et ont un devoir de collaborer avec la CdC. Les USN doivent notamment :
- annoncer à la Centrale de compensation qu’elles utilisent le numéro AVS de manière systématique au moyen du formulaire prévu à cet effet. Toute modification des données indiquées dans l’annonce doit être communiquée à la CdC sans délai ;
- désigner une personne responsable de l’utilisation systématique du numéro AVS (RUSN). Les USN déjà annoncés selon l’ancien droit doivent communiquer le RUSN à la CdC au moyen du même formulaire que celui destiné aux nouveaux USN. Ce formulaire comprend une option de réannonce permettant de ne saisir que les champs qui doivent être ajoutés ou modifiés ;
- limiter l’accès au numéro AVS aux personnes qui ont besoin de ce numéro pour accomplir leurs tâches légales ;
- informer les personnes autorisées à utiliser le numéro AVS que celui-ci ne peut être utilisé qu’en rapport avec leurs tâches et communiqué que conformément aux prescriptions légales ;
- garantir la sécurité de l’information et la protection des données (SIPD), notamment en veillant à crypter les fichiers de données qui comprennent le numéro AVS et qui transitent par un réseau public ;
- définir la manière de procéder en cas d’accès non autorisé aux banques de données ou d’utilisation abusive de celles-ci ;
- permettre à la CdC d’effectuer des contrôles et faire les corrections ordonnées par la CdC.
En outre, les départements fédéraux et la Chancellerie fédérale, les établissements de formation, les entreprises d’assurances privées et les cantons doivent périodiquement mener une analyse des risques portant en particulier sur le risque d’un regroupement illicite de banques de données. Dans ce but ils tiennent un répertoire des banques de données dans lesquelles le numéro AVS est utilisé de manière systématique.
Annoncer l’utilisation du numéro AVS à la CdC
Une organisation est tenue d'annoncer toutes les utilisations systématiques du numéro AVS qu'elle prévoit.
Exemple : une assurance-maladie désireuse d'utiliser systématiquement le numéro AVS dans l'application de l’assurance-maladie et de l’assurance-accident est tenue d'annoncer individuellement chacune de ces deux utilisations.
Les organisations mandatées (par exemple pour la gestion de caisses de pension) ne doivent pas s’annoncer ni se réannoncer comme USN. Toute institution qui mandate une autre institution pour gérer son utilisation systématique du numéro AVS doit s'annoncer elle-même en tant qu'utilisateur systématique du numéro AVS (USN). Dans le cadre de cette annonce, elle doit nommer en tant que responsable de l'utilisation du numéro AVS (RUSN) une ou plusieurs personnes travaillant au sein de l'institution mandatée et fournir une procuration pour ce mandat.
Attention cette annonce doit être effectuée par le responsable de votre institution (ou une personne assumant une fonction équivalente).
Pour avoir accès à UPIViewer, voir la marche à suivre sous Interface UPIViewer.
Le formulaire peut aussi être signé électroniquement puis envoyé à upi@zas.admin.ch. Pour plus d'informations, consulter le document « Réannoncer votre organisation et nommer un RUSN » ci-dessous.
En cas de doute n’hésitez pas à appeler notre support.
Dernière modification 11.10.2023
