Utilisation systématique du numéro AVS

La notion d’ « utilisation systématique » est à la base de l’ensemble du dispositif que le législateur a souhaité introduire pour encadrer l’usage du numéro AVS en tant qu'identificateur administratif de personnes. Il en découle des devoirs autant que des droits, tant pour les organisations qui s’y livrent que pour la Centrale.

Notion fondamentale

Selon l'art. 134bis RAVS, l'utilisation du numéro AVS est réputée systématique lorsque les données personnelles sont collectées de manière structurée et qu'elles contiennent le numéro à 9 chiffres mentionné à l'art. 133, let. b, RAVS.

Plus concrètement, l'utilisation du numéro AVS est en général « systématique » dès qu'il stocké, même modifié, dans un fichier de données où le terme « fichier de données » est à interpréter au sens de la Loi sur la protection des données (à savoir « tout ensemble de données personnelles dont la structure permet de rechercher les données par personne concernée »).

Une utilisation non-systématique du numéro AVS serait une utilisation du numéro qui ne donnerait pas lieu au stockage du numéro AVS sous une forme structurée. A titre d'exemple, dans le cadre du dossier électronique du patient, les Communautés et Communautés de référence peuvent utiliser le numéro AVS pour rechercher l'identifiant du dossier électronique du patient. Le numéro AVS qui est utilisé dans ce cadre n'est pas stocké de manière structurée dans les fichiers gérés par les Communautés. Son usage n'est que transitoire pour permettre d'établir une identification sur la base d'un autre numéro (l'identifiant du dossier électronique du patient). Cette utilisation du numéro AVS est donc une utilisation non-systématique, elle n'a donc pas besoin d'être annoncée à la Centrale (mais elle requiert une base légale propre pour permettre de lier le numéro AVS avec l'identifiant du dossier électronique du patient).


Droit à l’utilisation systématique du numéro AVS

Les organisations faisant partie de l'institution des assurances sociales fédérales (caisses de compensation, agences AVS, offices AI et PC) disposent automatiquement du droit à l'utilisation systématique du numéro AVS pour les tâches relevant de l’application du droit des assurances en question.

A contrario, les organisations ne faisant pas partie de cette institution ne sont en droit de l'utiliser systématiquement que si elles remplissent les conditions des art. 50d et 50e LAVS. A défaut, l'utilisation systématique du numéro AVS est un délit punissable au sens de l'art. 87 LAVS.


Devoir d’annonce à la CdC

Selon art. 134ter, al. 1, RAVS, l'utilisation systématique du numéro AVS par des organisations ne faisant pas partie de l'institution des assurances sociales fédérales doit être annoncée à la Centrale au moyen du formulaire prévu à cet effet. Cette annonce doit mentionner les références d'une personne de contact ainsi qu'une base légale sur laquelle se fonde l'utilisation systématique invoquée.

Les organisations faisant partie de l'institution des assurances sociales fédérales ainsi que les caisses d'allocations familiales définies selon l'art. 14, let. b et let. c, LAFam sont dispensées du devoir d'annonce de l'utilisation systématique du numéro AVS.


Annuaire des utilisateurs du numéro AVS

Conformément à l'art. 134ter, al. 3, RAVS, la CdC publie un annuaire des organisations s'étant annoncées auprès d'elle comme utilisateur systématique du numéro AVS. Cet annuaire est mis à jour au minimum une fois par année.

Les médecins, les pharmaciens, les chiropraticiens et les sages-femmes présents dans le registre des professions médicales (MedReg, https://www.medregom.admin.ch) sont de facto reconnus comme des utilisateurs systématiques du numéro AVS. Ils ne sont cependant pas repris dans l’annuaire ci-dessus.


Annoncer l’utilisation du numéro AVS à la CdC

Une organisation est tenue d'annoncer toutes les utilisations systématiques du numéro AVS qu'elle prévoit.

Exemple : une caisse de pension désireuse d'utiliser systématiquement le numéro AVS dans l'application de la prévoyance obligatoire et non obligatoire est tenue d'annoncer individuellement chacune de ces deux utilisations.

Avant de remplir l'annonce en ligne, veuillez vérifier la présence de votre organisation parmi celles figurant dans l'annuaire (voir ci-dessus).

  1. Votre organisation paraît déjà dans l'annuaire. Vous devez alors vérifier si l'utilisation prévue du numéro AVS a déjà été annoncée. Si ce n'est pas le cas, vous devez l'annoncer.
  2. Votre organisation ne paraît pas dans l'annuaire. Dans ce cas, vous devez annoncer l'/les utilisation(s) systématique(s) prévue(s) du numéro AVS.

Information complémentaire

Quelles populations possèdent-elles un numéro AVS ? Réponse dans le document ci-dessous.

Dernière modification 13.11.2021

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