FAQ UPI & numero AVS per partner e istituzioni

Di seguito troverà le risposte alle domande più frequenti sulle anomalie relative al numero AVS, sulle richieste di numero AVS, sull'uso sistematico del numero AVS, sulle interfacce UPIViewer e UPIServices e su altre domande generali sull'UPI.

Anomalie relative al numero AVS

Il numero AVS del registro UPI non è lo stesso di quello memorizzato nel mio registro. Cosa devo fare?

Contattare l'assistenza UPI inviando un'e-mail a [e-mail], indicando nome/i, cognome e data di nascita della persona, il numero AVS memorizzato nel suo registro e il numero AVS del registro UPI. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

Una persona possiede diversi numeri AVS. Cosa devo fare?

Contattare l'assistenza UPI inviando un'e-mail a [e-mail], indicando nome/i, cognome e data di nascita della persona e i suoi numeri AVS. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

Il numero AVS presente su un supporto fisico (carta o documento) è diverso da quello fornito dal registro UPI. Cosa devo fare?

Può contattare l'assistenza UPI inviando un'e-mail a [e-mail], indicando nome/i, cognome e data di nascita della persona e il numero AVS del registro UPI. Si prega di allegare anche una copia del supporto fisico (carta o documento) indicante l'altro numero AVS. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

Ho due documenti con numeri AVS diversi. Come si fa a sapere qual è quello giusto?

Il numero AVS corretto è quello che corrisponde alla persona nel registro UPI. In caso di dubbi, contattare l'assistenza UPI inviando un'e-mail a [e-mail]. Si prega di specificare nome/i, cognome e data di nascita della persona e di allegare una copia di entrambi i documenti interessati. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

I dati di identificazione della persona memorizzati nel mio registro o su un supporto cartaceo o una carta sono diversi dai dati indicati nel registro UPI. Cosa devo fare?

Può compilare il modulo «Richiesta di rettifica dei dati di un registro ufficiale di persone della Confederazione», disponibile qui: Correzione dei dati (admin.ch)

La preghiamo poi di inviarlo al destinatario competente (di solito il circondario dello stato civile o l’Ufficio cantonale della migrazione, a seconda del caso). L'informazione è disponibile in UPIViewer.

Maggiori informazioni sono disponibili su: Correzione dei dati (admin.ch)

Due persone diverse possiedono lo stesso numero AVS. Cosa devo fare?

Contattare l'assistenza UPI inviando un'e-mail a [e-mail] indicando i nomi e cognomi delle persone e il relativo numero AVS. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

Maggiori informazioni sono disponibili su: Correzione dei dati (admin.ch)

Richiedere un numero AVS

Quale istituzione deve richiedere per prima il numero AVS per una persona?

Quando un'istituzione identifica la necessità di creare un numero AVS per una persona (dopo aver verificato che la persona non ne possedeva), deve presentare senza indugio una richiesta di creazione del numero AVS.

Se diverse istituzioni richiedono un numero AVS per la stessa persona, l'UCC ha predisposto processi di controllo in modo che si possa, in linea di massima, creare un solo numero per persona. Per evitare doppioni, è quindi importante richiedere sempre la creazione del numero utilizzando dati ufficiali (carta d'identità o passaporto). La segreteria di Stato della migrazione pubblica sul suo sito web delle note esplicative su come trascrivere le informazioni presenti sui documenti d'identità.

Qual è la procedura per registrare una persona che inizia a lavorare in Svizzera e permetterle di ottenere un numero AVS?

Per le persone che iniziano a lavorare in Svizzera, il datore di lavoro contatta la cassa di compensazione competente. Quest'ultima inoltra una richiesta di creazione di un numero AVS dopo l'inizio del contratto di lavoro.

Uso sistematico del numero AVS

Annuncio dell'uso sistematico del numero AVS

In quali casi devo annunciare la mia organizzazione come utente sistematico?

Ai sensi dell’articolo 134^ter OAVS, un’organizzazione che desidera utilizzare il numero AVS in una delle sue attività lo deve annunciarsi all’Ufficio centrale di compensazione. Se l'UCC la riconosce effettivamente come utente sistematico legittimo (cioè che dispone delle basi legali che autorizzano a tale uso), a questa organizzazione sarà concesso l'accesso ai seguenti servizi offerti dall'UCC:

a.    ottenere una consegna iniziale del numero AVS per l'intero registro di persone

b.    usare i sistemi di interrogazione online «UPIViewer» e/o «UPIServices»

c.     ottenere la generazione del numero AVS per persone fisiche con cui è in affari e che non dispongono già di tale identificatore.

Maggiori informazioni sono disponibili su: Utilizzazione sistematica del numero AVS (USN) (admin.ch)

Quali informazioni sono richieste nella procedura di annuncio dell’utilizzazione sistematica del numero AVS?

Anzitutto è invitato a registrare i dati identificativi dell’organizzazione annunciata, poi i dati della persona che ha compilato il modulo (responsabile legale dell’istituzione), nonché quelli della persona responsabile dell’utilizzazione sistematica del numero AVS (RUSN) secondo l’articolo 134^ter capoverso 2 lettera b OAVS e di possibili sostituti e/o delegati del RUSN. Deve inoltre fornire le copie dei documenti d’identità in formato PDF di tutte le persone summenzionate.

Deve anche indicare la base legale invocata per giustificare l’utilizzazione sistematica dichiarata. Senza questa informazione, per noi è impossibile decidere se lei ha il diritto di utilizzare sistematicamente il numero AVS.

Se la sua istituzione ha incaricato un’altra organizzazione a utilizzare sistematicamente il numero AVS, deve fornirci una procura.

Infine, deve stampare il riepilogo dell’annuncio, firmarlo debitamente e inviarcelo per posta.

La mia organizzazione usa il numero AVS in diversi ambiti legali di attività, devo annunciarla per ognuno di questi ambiti?

Sì, è necessario un annuncio per ogni ambito. Per esempio, un'assicurazione malattia che utilizza il numero AVS per gli ambiti assicurazione di base e complementare deve annunciare separatamente questi due ambiti di utilizzo, citando per ognuno la base legale specifica per l'ambito di attività interessato.

Devo annunciare la mia organizzazione a ogni richiesta di accesso a UPI?

No, un solo annuncio iniziale è sufficiente per un determinato ambito di attività del numero AVS. Ad esempio, un'istituzione che è già stata riconosciuta come utente sistematico del numero AVS dall'Ufficio centrale di compensazione può in seguito richiedere, senza nessun altro tipo di procedura preliminare, una consegna del numero AVS, ottenere più accessi a UPIViewer o un accesso a UPIServices.

La mia organizzazione è stata riconosciuta come utente sistematico, cos'altro devo fare per avere accesso a UPIViewer o UPIServices?

L’annuncio della sua organizzazione quale utente sistematico del numero AVS è un prerequisito per ottenere un accesso a UPIViewer o a UPIServices. Tuttavia, l’annuncio non genera automaticamente la creazione e la concessione di un accesso per fruire di questi servizi.

Per ottenere un accesso a UPIViewer occorre rivolgersi al RUSN oppure a uno dei suoi sostituti o delegati. Queste persone, autorizzate a richiedere gli accessi, devono disporre di un accesso all’applicazione USNTools. Tramite il loro account in USNTools, esse possono presentare le richieste per accedere a UPIViewer.

Per poter accedere a UPIServices è necessario inoltrare una richiesta specifica compilando il modulo disponibile qui: Interfaccia UPIServices (admin.ch)

Come posso verificare se la mia organizzazione è autorizzata a utilizzare sistematicamente il numero AVS?

La invitiamo a inviare un’e-mail al supporto UPI, all’indirizzo: [e-mail].

Base legale

Perché devo indicare una base legale?

In conformità con l'art. 134ter cpv. 2 OAVS, l'annuncio deve includere un riferimento alla base legale su cui l'organizzazione intende fondare l'uso sistematico del numero AVS. Senza questa indicazione, l'annuncio non è valido e non può essere preso in considerazione all'UCC.

Quale base legale devo indicare?

L'articolo 153c LAVS stabilisce il quadro generale del sistema di basi legali per l'utilizzazione sistematica del numero AVS. Tali basi dipendono dalla natura dell'organizzazione e dalle sue attività. Spetta unicamente all'organizzazione identificare la base legale pertinente.

A titolo illustrativo, ecco alcuni esempi di basi legali pertinenti:

·         cassa pensioni (2° pilastro): art. 48 LPP cpv. 4
·         cassa assicurazione malattia obbligatoria: art. 42a e 83 LAMal
·         cassa assicurazione disoccupazione: art. 96 LADI
·         cassa assicurazione infortuni obbligatoria art. 60a LAINF

Cosa succede se la base legale citata non è ritenuta pertinente o corretta dall'UCC?

La persona di contatto (le cui coordinate sono richieste al momento dell'annuncio di uso sistematico) verrà informata che la propria organizzazione non è riconosciuta come utente sistematico del numero AVS per l'ambito di attività dichiarato. Pertanto:

• non sarà consegnato alcun accesso a UPIViewer o UPIServices ad alcun membro dell'organizzazione
• non sarà dato seguito a nessuna richiesta di comunicazione per lotti di numeri AVS o di creazione di numeri AVS proveniente dall'organizzazione.

Tale statuto non ha carattere definitivo: se il quadro giuridico evolve (creazione da parte del legislatore di una base legale pertinente per l’ambito di attività interessato), o se è possibile invocare una base legale diversa, l'istituzione può richiedere in qualsiasi momento un riesame della propria pratica, fornendo tutta la documentazione ritenuta utile a tale scopo. In questo caso rivolgersi a: [e-mail].

Varie

Quanto tempo occorre per il trattamento di un annuncio di uso sistematico all'UCC?

Nella maggior parte dei casi, ci vogliono 5 giorni lavorativi dal ricevimento dell'annuncio per posta. A volte l'esame di certe basi legali richiede un lavoro più approfondito. In questi casi, il tempo necessario può superare i 30 giorni

Cosa devo fare se, in un secondo tempo, voglio modificare i dati forniti all'UCC nell'annuncio di uso sistematico?

Si prega di inviare le motivazioni e le modifiche desiderate a: [e-mail].

Cosa devo fare se il ruolo di persona di contatto o di responsabile dell'utilizzazione sistematica del numero AVS (RUSN) per l'UCC è assegnato a un altro dipendente della mia organizzazione?

Si prega di inviare i nuovi dati della persona di contatto a: [e-mail].

Interfaccia UPIViewer

Accesso

Cos'è UPIViewer e a chi è destinata questa applicazione?

UPIViewer è un'interfaccia di consultazione online della banca dati UPI (e quindi del numero AVS), destinata alle persone che gestiscono il numero AVS in un'organizzazione riconosciuta come utente sistematico.

Le funzioni offerte permettono:

a.    di ottenere un numero AVS sulla base dei dati di identificazione di una persona fisica (cognome, nome, data di nascita ecc.);

b.    di ottenere i dati di identificazione associati a un numero AVS.

Posso richiedere l'accesso a UPIViewer senza azioni preliminari?

No, la sua organizzazione deve prima essere riconosciuta come utente sistematico del numero AVS, in base all'art. 134^ter, cpv. 1, OAVS

L'accesso applicativo a UPIViewer è a pagamento?

No. Dal primo gennaio 2022, a seguito di una decisione del Consiglio Federale, tutti gli utenti sono esenti dal pagamento di emolumenti.

La password ricevuta per l'accesso a UPIViewer non funziona. Cosa devo fare?

Si prega di contattare il nostro servizio di gestione dei diritti di accesso a UPIViewer all'indirizzo: [e-mail].

Sto cercando di modificare la mia password provvisoria ma le nuove password che scelgo non vengono accettate. Cosa devo fare?

Controllare di aver rispettato le regole per la composizione delle password. La password deve essere lunga almeno 10 caratteri e deve essere composta da 3 dei 4 tipi seguenti:

·         Lettere minuscole non accentate
·         Lettere maiuscole non accentate
·         Numeri
·         I seguenti caratteri speciali: !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~

Il servizio di gestione dei diritti d'accesso a UPIViewer è a sua disposizione per aiutarla a  reimpostare una nuova password, se necessario, scrivendo all'indirizzo e-mail [e-mail].

Ho dimenticato la mia password o il mio codice. Cosa posso fare?

Due funzioni, «password persa» e «codice perso», sono disponibili sulla pagina di login di UPIViewer per fornirle un aiuto rapido.

Se il problema persiste, il servizio di gestione dei diritti di accesso è a sua disposizione per fornirle una nuova password e inviarle nuovamente il codice; scriva al seguente indirizzo e-mail: [e-mail].

Posso condividere il mio accesso con altri colleghi di lavoro?

No, questo accesso è nominativo e non trasferibile. Per ragioni di sicurezza, gli accessi sono concessi solo dopo una procedura di iscrizione e convalida da parte nostra.

Chiunque utilizzi il numero AVS senza esserne autorizzato è passibile delle sanzioni di cui all'articolo 153i LAVS.

Posso condividere il mio accesso con altri colleghi di lavoro?

No, questo accesso è nominativo e non trasferibile. Per ragioni di sicurezza, gli accessi sono concessi solo dopo una procedura di iscrizione e convalida da parte nostra.

Chiunque utilizzi il numero AVS senza esserne autorizzato è passibile delle sanzioni di cui all'articolo 153i LAVS.

Devo annunciare un cambio nei miei dati di contatto e, se sì, come?

Sì, deve annunciare l’uscita dal servizio al RUSN della sua istituzione, che provvederà a bloccare il suo accesso.

Devo annunciare un cambio di datore di lavoro anche se sto ancora usando l'accesso a UPIViewer nell'ambito del mio nuovo lavoro?

Sì, questo annuncio è obbligatorio perché non è detto che il suo nuovo datore di lavoro sia stato riconosciuto dall’UCC quale utente sistematico del numero AVS. L’accesso a UPIViewer è associato al suo datore di lavoro. Quindi, con l’uscita dal servizio lei perde il diritto ad accedervi.

Se il suo nuovo datore di lavoro è riconosciuto dall’UCC quale utente sistematico, il RUSN di competenza può presentare per lei una nuova richiesta di accesso a UPIViewer. In caso contrario, il suo datore di lavoro deve prima annunciarsi quale utente sistematico del numero AVS (cfr. rubrica «Utilizzazione sistematica del numero AVS»).

Ricerca

Il cognome della persona cercata è un nome composto, come devo effettuare la ricerca?

Per cercare una persona il cui cognome è composto da più nomi, le consigliamo di fare una prima ricerca con il cognome composto a lei noto. Se questa ricerca non ha successo, le consigliamo di effettuare la ricerca con un solo nome per volta, in ordine, fino a ottenere il risultato desiderato.

In linea generale, per fare una ricerca consigliamo vivamente di utilizzare in modo sistematico i dati ufficiali di identificazione che compaiono sulla carta di identità.

La ricerca per dati personali non produce risultati. Cosa devo fare?

Ci sono diverse ragioni possibili:

• I suoi dati, relativi alla persona cercata, differiscono da quelli presenti in UPI: si assicuri che i dati a sua disposizione siano corretti confrontandoli con un documento ufficiale come la copia del passaporto, la copia della carta d'identità, l'atto di origine o il permesso di dimora.
• Se i dati di ricerca sono corretti, il trattamento prosegue in modo diverso a seconda della nazionalità della persona.

Nazionalità svizzera:

• Le persone sono annunciate a UPI  attraverso il registro Infostar sin dalla registrazione della nascita da parte dello stato civile. Il termine dell'annuncio è generalmente di qualche giorno lavorativo, ma per un numero ridotto di casi occorre aggiungere 5 giorni, nel caso in cui sia necessario un trattamento manuale da parte dell'UCC. In rari casi, un annuncio dello stato civile può richiedere fino a 30 giorni per giungere all'UCC.
• Se un numero AVS non è disponibile in UPI entro i 30 giorni successivi alla nascita sul territorio svizzero, annunciare l'anomalia al Servizio di assistenza clienti UPI, allegando una copia del documento giustificativo (atto di nascita).

Nazionalità straniera, domiciliato in Svizzera:

Stranieri con un permesso di dimora

• Nel caso di una nascita in Svizzera, il bambino è annunciato dal registro Infostar sin dalla registrazione della nascita dallo stato civile (vedere il caso della «Nazionalità svizzera», qui sopra).
• Se il numero AVS non è disponibile dopo che il permesso di dimora è stato ricevuto, annunciare l'anomalia al servizio di assistenza UPI all'indirizzo [e-mail]. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

Richiedenti asilo

• Le persone che hanno avviato una procedura di asilo sono annunciate a UPI da ZEMIS/SYMIC in occasione dell'elaborazione delle pratiche da parte della SEM. I numeri AVS di queste persone sono generalmente disponibili in UPI non appena sono collocate nei cantoni.
• Se il numero non è disponibile dopo il collocamento in un cantone, annunciare l'anomalia al servizio di assistenza UPI all'indirizzo [e-mail]. Il team di assistenza esaminerà il caso e le indicherà come procedere.

Quando faccio una ricerca per numero AVS, ottengo il messaggio di errore «Questo numero AVS è stato annullato». Cosa devo fare?

Il numero AVS è in linea di principio unico e univoco. In rari casi, un numero AVS può essere annullato e un nuovo numero può essere assegnato. Per ottenere questo nuovo numero, deve effettuare una ricerca in UPIViewer utilizzando i propri dati personali. Dopo che la persona è stata identificata con certezza, deve recuperare il proprio numero AVS nuovo e usarlo immediatamente al posto di quello vecchio.

È possibile avere maggiori informazioni e l’elenco dei numeri AVS disattivati o annullati alla pagina Numeri disattivati o annullati (admin.ch).

Qualsiasi occorrenza del numero AVS annullato dovrà essere sostituita dal nuovo numero nei suoi sistemi informatici. Se il numero AVS annullato compare su un supporto, si raccomanda vivamente di comunicare al fornitore del supporto che deve aggiornare il numero AVS nel proprio registro e fornire al titolare un supporto aggiornato.

È possibile effettuare una ricerca con dei caratteri speciali od ottenere un elenco dei risultati ottenuti?

In linea generale, la ricerca in UPI (tramite UPIViewer o UPIServices) non permette di utilizzare caratteri speciali e non permette di ottenere un elenco dei risultati ottenuti. Questa politica è voluta e mira a non permettere una ricerca con dei criteri troppo vaghi che potrebbero portare a un’associazione errata del numero AVS con un’altra persona.

Se una persona possiede un numero AVS, una ricerca con i dati ufficiali di identificazione completi porterà sempre a un risultato. Raccomandiamo fortemente di utilizzare in modo sistematico i dati ufficiali di identificazione per evitare qualsiasi errore di identificazione (ai sensi dell’art. 5 della legge sulla protezione dei dati).

Interfaccia UPIServices

Cos'è UPIServices e in cosa differisce rispetto a UPIViewer?

UPIServices consente l'accesso

• da un lato a un servizio di interrogazione in tempo reale tramite la rete Internet (WebService), che permette un'interrogazione specifica seguita da una risposta immediata tramite l'applicazione cliente (modalità sincrona);
• dall'altro lato a un servizio di interrogazione in modalità asincrona (di tipo batch) dedicato alle consultazioni di massa.

Oltre le 100 interrogazioni consecutive, l'uso del batch è obbligatorio.

Maggiori informazioni sono disponibili su: Interfaccia UPIViewer (admin.ch) e Interfaccia UPIServices (admin.ch).

È possibile richiedere l'accesso a UPIServices senza azioni preliminari?

No, occorre prima essersi annunciato come utente sistematico del numero AVS, ed essere stato riconosciuto come tale dall'UCC.

Maggiori informazioni sono disponibili su: Utilizzazione sistematica del numero AVS (USN) (admin.ch)

A chi si rivolge UPIServices?

UPIServices si rivolge alle istituzioni che desiderano accedere a un grande volume di dati della banca dati UPI o permettere la connessione di più utenti contemporaneamente in un unico accesso di rete. Tuttavia, l'utente deve implementare  un'interfaccia di gestione del servizio.

Maggiori informazioni sono disponibili su: Interfaccia UPIServices (admin.ch)

Mi occorre un accesso a UPIViewer, a UPIServices o a entrambe le applicazioni?

Se i collaboratori della sua organizzazione consultano UPI solo sporadicamente, a seconda dei casi, un accesso individuale all'interfaccia UPIViewer è solitamente sufficiente.

Se desidera integrare l'accesso a UPI nei sistemi informatici della sua organizzazione, ad esempio per permettere il recupero automatico dei dati in UPI digitando un numero AVS nello spazio apposito di una maschera di inserimento, è necessario un accesso a UPIServices.

UPIServices è anche l'unica interfaccia che consente di adempiere all’obbligo di confrontare regolarmente tutto il proprio personale con UPI (in conformità con
l'art. 134^quinquies cpv. 2 OAVS).

L'accesso a UPIServices è a pagamento?

No. Dal primo gennaio 2022, facendo seguito a una decisione del Consiglio Federale, gli utenti sono esenti dal pagamento di emolumenti.

Come annunciare genitori dello stesso sesso all'UPI?

Da qualche anno, è stata adottata una soluzione alternativa. I genitori dello stesso sesso devono essere annunciati nello stesso campo. Per esempio, se la persona annunciata ha due madri, si deve inserire «nome 1 / nome 2» nel campo «Nome della madre» e «cognome 1 / cognome 2» nel campo «Cognome della madre».

La gestione di due genitori dello stesso sesso sarà regolata nell'ambito del progetto di armonizzazione dei caratteri speciali nei registri personali ufficiali.

Domande generali UPI

Quali dati sono disponibili su UPI?

Sono disponibili i seguenti dati :

• Numero AVS
• Cognome
• Nome
• Data di nascita : la data di nascita in alcuni casi può essere fornita esclusivamente con un anno (per es. 00.00.1995) o il mese e l’anno ( 00.05.1995).
• Sesso

I dati seguenti sono disponibili esclusivamente se indicati dai registri sorgente:

• Nazionalità
• Cognome da celibe o nubile
• Cognome che figura sul passaporto
• Luogo di nascita
• Cognome della madre: dati al momento della nascita di una persona o della sua adozione
• Cognome del padre: dati al momento della nascita della persona o della sua adozione
• Data del decesso: l’assenza della data del decesso in UPI non costituisce prova che una persona sia ancora in vita. Dal 1° gennaio 2005 solo i decessi avvenuti in Svizzera vengono annunciati dall’autorità dello stato civile. Non vi è registrazione retroattiva del-le date del decesso passate.

Quali dati non sono disponibili su UPI?

Solo i dati menzionati all’articolo 133bis cpv. 4 del OAVS possono essere registrati in UPI. In particolare, non sono disponibili i dati seguenti:

• Stato civile e data dello stato civile: il registro UPI non possiede le basi legali per poter trasmettere queste informazioni a tutti gli utenti sistematici del numero AVS. Su base scritta e motivata, queste informazioni possono essere comunicate alle istituzioni del 1° e del 2° pilastro (art. 32 LPGA). Le casse di previdenza professionale possono ri-volgersi direttamente alla Cassa Svizzera di Compensazione (CSC).
• Luogo di origine: il registro UPI non possiede questa informazione.
• Collegamento con il numero AVS e i dati dei genitori, dei bambini e dei congiunti: il registro UPI non possiede questa informazione.
• Indirizzo postale: il registro UPI non possiede questa informazione.
• Visualizzazione dell’ufficio di compensazione attuale e delle date di inizio o del termine di una pensione: il registro UPI non possiede le basi legali per poter trasmettere queste informazioni.

Dove posso trovare la documentazione dei servizi di interrogazione web di UPI (UPI-Services)?

Le specifiche degli UPIServices sono disponibili sul sito web dell'Ufficio centrale di compensazione: Interfaccia UPIServices (admin.ch)

Qual è l'indirizzo di contatto per il servizio di assistenza clienti UPI?

L'indirizzo di contatto è [e-mail] (vedere anche Supporto utilizzazione UPI & numero AVS (admin.ch).

Ultima modifica 07.03.2025