Documentation technique pour la facturation électronique
Le but de cette page est de faciliter le passage des fournisseurs de l’AI à la facturation électronique.
Facturation électronique pour l’Assurance invalidité
L’Assurance invalidité (AI) est en mesure de traiter les factures sous forme électronique et encourage la facturation sous cette forme. L'avantage de la voie électronique réside principalement dans l'exécution plus rapide et plus économique du paiement des factures. La Centrale de compensation (CdC) effectue les contrôles tarifaires et les paiements de la totalité des factures pour les mesures individuelles à la charge de l'AVS/AI.
En premier lieu, le prestataire devra générer des factures suivant les formats en vigueur, puis choisir une plateforme d’échange pour livrer ses factures aux offices AI. Après quelques tests pour s’assurer du bon fonctionnement de son installation, le prestataire pourra commencer à envoyer ses factures à l’AI.
Chaque participant dans l'échange électronique nécessite un GLN (Global Location Number, appelé auparavant également EAN pour European Article Number) pour son identification.
Les fournisseurs qui ne disposent pas encore de GLN peuvent l'obtenir gratuitement auprès de Refdata:
Les documents sont transmis dans le format XML. La description des formats d'échange reconnus se trouve sur le site suivant: http://www.forum-datenaustausch.ch/fr/
L’AI traite les types de messages suivants (en format XML 4.3, 4.4 et 4.5) :
Factures (generalInvoiceRequest et generalInvoiceResponse)
Minimal Clinical Dataset (hospitalMCDRequest et hospitalMCDResponse))
Container (generalContainer)
Demande de statut (statusRequest et statusResponse)
Les tarifs reconnus par l'AI pour des prestations médicales dans le cadre de la facturation électronique sont ceux publiés sous "Données de référence" sur le site du Forum Datenaustausch (http://www.forum-datenaustausch.ch/fr/).
Pour tous les autres types de prestation (p.ex. des mesures professionnelles), il existe généralement des conventions tarifaires entre le fournisseur (ou l’association faîtière du fournisseur) et l’AI.
Pour la transmission des factures électroniques à l'AI, il est nécessaire d'indiquer le GLN de la Centrale de compensation CdC (7601003002751) comme adresse du destinataire.
Insurance ean_party - adresse de l’OAI concernant la facture
Pour la prise en charge adéquate d’une facture (et/ou d’un MCD) électronique, il est nécessaire d’indiquer le GLN de l’Office AI concerné par la facture (et/ou le MCD) dans l’attribut XML <invoice:insurance ean_party=.
L'AI ne peut accepter que les factures conformes au format de la loi sur l'assurance invalidité (LAI). Par conséquent, les factures à la charge de l'AI doivent impérativement être pourvues de l'élément XML <invoice:ivg…>.
Dans le cadre de l'AI, le "numéro de cas" (attribut XML case_id) se compose du numéro de l'office AI suivi du numéro de décision. Ce dernier est attribué par les offices AI et communiqué aux assurés par écrit dans une décision officielle. Pour indiquer le case_id, les variantes suivantes sont possibles (ou IVS correspond à un numéro à 3 positions identifiant l'office AI, cf. ci-dessous):
Variante A:
N° à 14 chiffres, valable depuis le 01.01.2000:
Format: IVSYYYYNNNNNNP
Exemple: 35020010000026 ("350" = Office AI du Jura et n° de décision 20010000026)
Variante B, seulement valable pour les mesures d'instruction à partir du 01.01.2022 :
N° à 6 chiffres
Format: IVS280
Exemple: 350280 ("350" = Office AI du Jura et code "280" pour mesures d'instruction)
Les 27 offices AI suisses disposent chacun d'un numéro d'identification à 3 chiffres. Celui-ci fait partie du numéro de cas (attribut XML case_id):
Celle-ci correspond à la date de décision (exemple: 21.12.1998. "1998-12-21T00:00:00“). Il s'agit d'un attribut facultatif.
ssn - numéro d'assuré (n° AVS à 13 chiffres)
Le numéro d'assuré (n° AVS à 13 chiffres) doit être indiqué sans point et ne doit en aucun cas commencer par zéro.
Messages de réponse
Les factures transmises sous forme électronique peuvent donner lieu à des réponses lorsqu’elles sont rejetées. Par conséquent, le fournisseur doit être en mesure de réceptionner les fichiers XML de réponse et de les lire.
Lorsque des factures ou autres messages ne sont pas conformes aux formats (schémas XML) présentés dans la partie 2.3, ou lorsqu’ils contiennent des données qui ne peuvent pas être traitées (comme un GLN inconnu), ils sont automatiquement rejetés par le système avec ou sans message d’erreur suivant le type d’erreur.
En cas de questions, le fournisseur peut s’adresser à la personne de contact mentionnée dans le message de rejet.
Lorsqu’une facture n’est pas à la charge de l’AI ou présente d’autres problèmes qui empêchent son paiement, un(e) gestionnaire d’un office AI ou de la Centrale de compensation la rejette manuellement. Dans ces cas, un texte libre d’information explique la raison du rejet.
En cas de questions, le fournisseur peut s’adresser à la personne de contact mentionnée dans le message de rejet.
Dans les cas où la facture ne peut pas être traitée immédiatement et/ou nécessite un complément d’information ou une modification sur les prochaines factures, un(e) gestionnaire d’un office AI ou de la Centrale de compensation peut éditer un avis préliminaire. Dans ce cas, les fournisseurs recevront un message sous format électronique.
Validation par la Centrale de compensation
La Centrale de compensation préconise d’effectuer des tests avant l’envoi productif de factures électroniques. Les fournisseurs ne désirant pas envoyer des factures tests sont priés de ne pas envoyer plus de 2-3 factures lors du premier envoi afin qu’ils puissent vérifier la bonne réception du paiement.
MediData dispose d'un mode test permettant de tester l’envoi et la réception de factures. La Centrale de compensation traite sur demande les factures ainsi reçues et fournit dans la mesure du possible des indications concernant les erreurs trouvées.
Des factures de rejets de tests vous seront renvoyées à la demande pour tester votre gestion des retours.
Contact pour l'AI
Pour toutes questions en lien avec la facturation électronique avec l'AI et l’envoi de factures tests, vous pouvez envoyer un mail à l’adresse suivante : prestationsennature@zas.admin.ch
