Technische Dokumentation für die elektronische Rechnungsstellung
Ziel dieser Seite ist es, den IV-Rechnungsstellern den Wechsel zur elektronische Fakturierung zu erleichtern.
Elektronische Rechnungsstellung an die Invalidenversicherung
Die Invalidenversicherung (IV) kann Rechnungen in elektronischer Form verarbeiten und fördert diese Art der Rechnungsstellung. Der Vorteil der elektronischen Abrechnung besteht in einer schnelleren und kostensparenden Auszahlung der Rechnungen. Die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) führt die Tarifkontrolle und die Zahlungen sämtlicher Rechnungen für individuelle Massnahmen zu Lasten der AHV/IV durch.
Zunächst muss der Rechnungssteller die Rechnungen in den gültigen Dateiformaten erzeugen, anschliessend eine Austausch-Plattform wählen, über die er den IV-Stellen seine Rechnungen schickt. Nach einigen Tests, die sicherstellen sollen, dass alles einwandfrei läuft, kann der Rechnungssteller mit dem Versand seiner Rechnungen an die IV beginnen.
Jeder Teilnehmer benötigt zur Identifikation für den elektronischen Datenaustausch eine GLN (Global Location Number, zuvor auch EAN für European Article Number genannt). Rechnungsteller, die noch nicht über eine GLN verfügen, können diese kostenlos bei Refdata beantragen:
Direkter Link für die Beantragung einer GLN: Start - Refdata
Die Dokumente werden im XML-Format übermittelt. Eine Beschreibung der anerkannten Austauschformate befindet sich auf der folgenden Webseite: http://www.forum-datenaustausch.ch/de/
Die IV behandelt die folgenden Meldungstypen (im XML Format 4.3, 4.4 und 4.5):
Rechnungen (generalInvoiceRequest und generalInvoiceResponse)
Minimal Clinical Dataset (hospitalMCDRequest und hospitalMCDResponse))
Die von der IV anerkannten Tarife für medizinische Leistungen sind auf der Webseite des Forums Datenaustausch unter «Referenzdaten» publiziert (http://www.forum-datenaustausch.ch/de/).
Für alle anderen Leistungen (z. B. berufliche Massnahmen) gibt es im Normalfall Tarifvereinbarungen zwischen den Leistungserbringern (bzw. deren Verbände) und der IV.
Für die Übermittlung der elektronischen Rechnungen an die IV ist die GLN der Zentralen Ausgleichsstelle ZAS (7601003002751) als Empfängeradresse anzugeben.
insurance ean_party - Adresse der betroffenen IV-Stelle
Für die korrekte Bearbeitung eines elektronischen MCDs ist die Angabe der IV-Stelle (d. h. deren GLN) anzugeben. Dies erfolgt im XML-Attribut <invoice:insurance ean_party=.
Die IV kann nur diejenigen Rechnungen annehmen, die dem Format des Invalidenversicherungsgesetzes (IVG) entsprechen. Für die IV müssen die Rechnungen zwingend das XML-Element <invoice:ivg…> aufweisen.
Im Rahmen der IV entspricht die "Fallnummer" (XML-Attribut case_id) der Aneinanderreihung von IV-Stellen-Kennziffer und der IV-Verfügungsnummer. Letztere wird von den IV-Stellen vergeben und den Versicherten mit einer offiziellen IV-Verfügung schriftlich mitgeteilt. Für die Angabe der case_id sind die nachstehenden Varianten möglich (wobei IVS der 3-stelligen Kennziffer der IV-Stelle entspricht, siehe unten):
Variante A:
14-stellige Nummer, gültig seit dem 1.1.2000:
Format: IVSYYYYNNNNNNP
Beispiel: 35020010000026 ("350" = IV-Stelle Jura und Verfügungsnr. 20010000026)
Variante B, nur gültig für Abklärungsmassnahmen ab dem 01.01.2022
6-stellige Nummer
Format: IVS280
Beispiel: 350280 ("350" = IV-Stelle Jura und Code "280" für Abklärungsmassnahmen)
Sämtliche 27 IV-Stellen der Schweiz verfügen über eine 3-stellige Kennziffer. Diese ist Bestandteil der Fallnummer (XML-Attribut case_id):
Das Falldatum entspricht dem Verfügungsdatum (Beispiel: 21.12.1998. „1998-12-21T00:00:00“). Es handelt sich um ein fakultatives Attribut.
ssn - Versichertennummer (13-stellige AHV-Nummer)
Die Versichertennummer (13-stellige AHV-Nr.) muss ohne Punkte angegeben werden und darf in keinem Fall mit einer führenden Null beginnen.
Antwortmeldungen
Die in elektronischer Form übermittelten Rechnungen können Antwortmeldungen hervorrufen, z. B. bei Rückweisungen. Deshalb müssen Rechnungssteller auch in der Lage sein, die Antwortmeldungen entgegenzunehmen und diese zu lesen.
Wenn Rechnungsdateien oder andere Meldungen nicht das korrekte Dateiformat gemäss Kapitel 2.3. aufweisen (XML-schemakonform) oder wenn sie Daten enthalten, die nicht verarbeitet werden können (bspw. eine unbekannte GLN), dann werden sie vom System mit oder ohne Fehlermeldung je nach Fehlertypus automatisch zurückgewiesen.
Der Rechnungssteller kann sich mit seinen Fragen an die Kontaktperson wenden, die in der Rückweisungsmeldung genannt wird.
Geht eine Rechnung nicht zu Lasten der IV oder weist sie andere Probleme auf, die ihre Auszahlung verunmöglichen, wird sie von einem Sachbearbeiter/einer Sachbearbeiterin der IV-Stelle oder der Zentralen Ausgleichstelle manuell zurückgewiesen. Ein vorgängig erfasster Freitext erläutert in seinem solchen Fall die Gründe der Rückweisung.
Der Rechnungssteller kann sich mit seinen Fragen an die Kontaktperson wenden, die in der Rückweisungsmeldung genannt wird.
Kann eine Rechnung nicht sofort bearbeitet und/oder müssen zusätzliche Informationen eingeholt oder die nächsten Rechnungen geändert werden, kann ein Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin der IV-Stelle oder der Zentralen Ausgleichstelle einen Vorbescheid erlassen. In einem solchen Fall erhalten die Rechnungssteller eine elektronische Meldung.
Validierung durch die Zentrale Ausgleichstelle
Die Zentrale Ausgleichstelle empfiehlt vor dem produktiven Austausch von elektronischen Meldungen eine kurze Testphase. Rechnungssteller, die keine Test-Rechnungen versenden möchten, werden gebeten, beim ersten Versand nicht mehr als 2-3 Rechnungen zu schicken, damit überprüft werden kann, ob der Zahlungseingang korrekt verlief.
Der Testmodus von MediData ermöglicht es, die Zusendung und den Erhalt der Rechnungen in einer geschützten Testumgebung zu prüfen. Die Zentrale Ausgleichstelle kann auf Anfrage die im Testmodus übermittelten Rechnungen bearbeiten und gibt soweit möglich Hinweise auf allfällige Fehler.
Sie können auch um die Rücksendung der Rechnungen von Testabweisungen ersuchen, um Ihr Retourenmanagement zu testen.
Kontakt bei der IV
Allfällige Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung an die IV und zum Versand von Test-Rechnungen richten Sie bitte an die folgende Email-Adresse: sachleistungen@zas.admin.ch
