Utilizzazione sistematica del numero AVS (USN)
Alcune organizzazioni che non fanno parte delle istituzioni del primo pilastro possono diventare utenti sistematici del numero AVS (USN). L’applicazione USNTools consente alla persona responsabile dell’utilizzazione sistematica del numero AVS (RUSN) di gestire gli accessi per la propria organizzazione.
Diritti e obblighi legati all’utilizzazione sistematica del numero AVS
Il numero AVS viene generalmente utilizzato in maniera «sistematica» dal momento in cui viene memorizzato, anche se modificato o criptato, all’interno di un file di dati che consente di ricercare le informazioni in base alla persona interessata.
Le organizzazioni che fanno parte delle assicurazioni sociali federali (casse di compensazione, agenzie AVS, uffici AI e PC) dispongono automaticamente del diritto all’utilizzazione sistematica del numero AVS. Diversamente, le organizzazioni che non ne fanno parte possono utilizzare sistematicamente il numero AVS solo se soddisfano le condizioni necessarie. Chi utilizza sistematicamente il numero AVS senza soddisfare tali condizioni è punibile.
Le autorità, organizzazioni e persone che utilizzano in modo sistematico il numero AVS devono adottare misure tecniche e organizzative nonché collaborare con l’UCC. In particolare, gli utenti sistematici devono attenersi alle disposizioni di seguito elencate.
- Comunicare all’UCC, tramite l’apposito modulo, l’utilizzazione sistematica del numero AVS. Qualsiasi modifica dei dati indicati deve essere comunicata senza indugio all’UCC.
- Designare una persona responsabile dell’utilizzazione sistematica del numero AVS (RUSN). Gli utenti sistematici già annunciati secondo il diritto anteriore devono comunicare il RUSN all’UCC tramite il medesimo modulo disponibile su USNTools destinato ai nuovi utenti, in cui devono identificare la loro organizzazione e compilare solo i campi che devono essere aggiunti.
- Limitare l’accesso alle banche dati contenenti il numero AVS alle persone che necessitano di tale informazione per l’adempimento dei propri compiti legali. Istruire le persone con diritto di accesso sul fatto che il numero AVS può essere utilizzato soltanto per l’adempimento dei propri compiti e può essere comunicato soltanto conformemente alle prescrizioni legali.
- Garantire la sicurezza dell’informazione e la protezione dei dati (SIPD), provvedendo in particolare a cifrare le serie di dati contenenti il numero AVS che vengono trasmesse attraverso una rete pubblica.
- Definire la procedura da seguire in caso di accesso non autorizzato alle banche dati o di uso improprio delle stesse.
- Permettere all’UCC di svolgere controlli e apportare le correzioni ordinate dall’UCC stesso.
I dipartimenti federali e la Cancelleria federale, gli istituti di formazione, le imprese di assicurazione private e i Cantoni devono periodicamente svolgere un’analisi dei rischi che tiene conto in particolare del rischio di collegamenti illeciti tra banche dati. A tale scopo, tengono un elenco delle banche dati in cui è utilizzato sistematicamente il numero AVS.
Se una base giuridica pertinente lo consente, il numero AVS può anche essere utilizzato in modo non sistematico. Si tratta del caso in cui il numero AVS viene utilizzato senza essere memorizzato in associazione ai dati personali. Questo tipo di utilizzazione non deve essere comunicato all’UCC. Ad esempio, il numero AVS può essere utilizzato dalle comunità di cura per cercare il numero d’identificazione del paziente conformemente all’articolo 5 della legge federale del 19 giugno 2015 sulla cartella informatizzata del paziente (LCIP; RS 816.1). In questo caso, le comunità non memorizzano il numero AVS nelle proprie banche dati.
Comunicare l’utilizzazione del numero AVS all’UCC
Un’organizzazione è tenuta a comunicare qualsiasi utilizzazione sistematica del numero AVS.
Esempio: se una cassa malati intende utilizzare sistematicamente il numero AVS nell’applicazione dell’assicurazione malattie e infortuni, è tenuta a comunicare singolarmente ciascuno di questi due utilizzi.
Le organizzazioni incaricate di gestire l’utilizzazione sistematica del numero AVS (ad es. gestione di fondi pensione) non devono annunciarsi o annunciarsi nuovamente come utenti sistematici. Sono le organizzazioni mandatarie che devono annunciarsi come tali. Nell’ambito della comunicazione, devono nominare come RUSN una o più persone che lavorano nell’organizzazione incaricata e fornire una procura per questo mandato.
Ulteriori informazioni su Applicazione USNTools.
Utilizzazione non sistematica del numero AVS
La LAVS costituisce la base giuridica per l’uso sistematico del numero AVS. Tuttavia, il numero AVS può anche essere utilizzato in modo non sistematico, se una base giuridica pertinente lo consente.
Una utilizzazione non sistematica del numero AVS si ha quando quest’ultimo viene utilizzato senza essere memorizzato’ in associazione ai dati personali. Di conseguenza, non è necessario effettuarne l’annuncio all’Ufficio centrale, che è obbligatorio solo per le istituzioni che utilizzano sistematicamente il numero AVS. Tuttavia, è necessaria una base giuridica anche in caso di utilizzazione non sistematica.
Ad esempio, nel contesto della cartella informatizzata del paziente, il numero AVS può essere utilizzato dalle comunità di cura per cercare l’identificativo della cartella informatizzata di un paziente senza che queste comunità memorizzino il numero AVS nei propri database. Il suo utilizzo è solo transitorio e quindi considerato non sistematico. L’articolo 5 della legge federale sulla cartella informatizzata del paziente (LCIP) ne prevede l’utilizzo in questo preciso caso.
La memorizzazione del numero AVS, anche se modificato o criptato, è considerata una utilizzazione non sistematica.