Systematische Verwendung der AHV-Nummer (SBN)
Bestimmte Organisationen, die keine Einrichtungen der ersten Säule sind, können systematische Benutzer der AHV-Nummer (SBN) werden. Die Applikation USNTools ermöglicht es den für die systematische Verwendung der AHV-Nummer zuständigen Personen (VSBN), die Zugriffsrechte für ihre Organisation zu verwalten.
Berechtigung zur und Pflichten der systematischen Verwendung der AHV-Nummer
Die Verwendung der AHV-Nummer ist im Allgemeinen «systematisch», sobald sie, wenn auch in modifizierter oder verschlüsselter Form, in einer Datendatei gespeichert ist, die eine Suche nach den Daten der betroffenen Person ermöglicht.
Die der Institution der eidgenössischen Sozialversicherungen zugehörigen Organisationen (Ausgleichskassen, AHV-Zweigstellen, IV- und EL-Stellen) sind automatisch zur systematischen Verwendung der AHV-Nummer berechtigt. Organisationen, die nicht dazugehören, müssen für eine systematische Verwendung der AHV-Nummer die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen. Tun sie dies nicht und verwenden sie die AHV-Nummer dennoch systematisch, so machen sie sich strafbar.
Behörden, Organisationen und Personen, welche die AHV-Nummer systematisch verwenden, müssen technische und organisatorische Massnahmen ergreifen und haben eine Pflicht zur Zusammenarbeit mit der ZAS. Die SBN müssen insbesondere:
- der ZAS mit dem hierfür vorgesehenen Formular melden, dass sie die AHV-Nummer systematisch verwenden; jede Änderung der in der Meldung angegebenen Daten muss der ZAS unverzüglich mitgeteilt werden;
- eine für die systematische Verwendung der AHV-Nummer zuständige Person benennen (VSBN); SBN, die bereits nach altem Recht angemeldet wurden, müssen der ZAS die VSBN mithilfe desselben Formulars mitteilen, das auch für neue SBN bestimmt ist; sie geben ihre Organisation im USNTools-Formular an und füllen nur die Felder aus, die hinzugefügt werden müssen;
- den Zugriff auf die AHV-Nummer auf die Personen beschränken, die diese Nummer zur Erfüllung ihrer rechtmässigen Aufgaben benötigen;
- die zur Verwendung der AHV-Nummer berechtigten Personen informieren, dass diese nur im Zusammenhang mit ihren Aufgaben verwendet und nur in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften weitergegeben werden darf;
- die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) gewährleisten, insbesondere indem sie darauf achten, dass Datendateien, welche die AHV-Nummer enthalten und über ein öffentliches Netz laufen, verschlüsselt werden;
- ein Verfahren festlegen, wie im Fall eines unerlaubten Zugriffs auf die Datenbanken oder im Fall eines Missbrauchs derselben vorzugehen ist;
- der ZAS Kontrollen ermöglichen und die von der ZAS angeordneten Korrekturen durchführen.
Die eidgenössischen Departemente und die Bundeskanzlei, die Ausbildungsstätten, die privaten Versicherungsunternehmen und die Kantone müssen ausserdem periodisch eine Risikoanalyse durchführen, die sich insbesondere mit dem Risiko einer unerlaubten Zusammenlegung von Datenbanken befasst. Zu diesem Zweck führen sie ein Verzeichnis der Datenbanken, in denen die AHV-Nummer systematisch verwendet wird.
Eine unsystematische Verwendung der AHV-Nummer ist ebenfalls möglich, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies betrifft Fälle, in denen die AHV-Nummer verwendet, aber weder gespeichert noch mit Personendaten verknüpft wird. Diese Art der Verwendung muss der ZAS nicht gemeldet werden. Beispielsweise kann die AHV-Nummer von Gemeinschaften verwendet werden, um gemäss Artikel 5 des Bundesgesetzes über das elektronische Patientendossier (EPDG) die Patientenidentifikationsnummer zu suchen. In diesen Fällen wird die AHV-Nummer nicht in den Datenbanken der Gemeinschaften gespeichert.
Meldung der Verwendung der AHV-Nummer an die ZAS
Eine Organisation ist verpflichtet, alle von ihr vorgesehenen systematischen Verwendungen der AHV-Nummer zu melden.
Beispiel: Eine Krankenversicherung, die die AHV-Nummer systematisch in der elektronischen Applikation der Kranken- und der Unfallversicherung verwenden will, muss jede dieser beiden Verwendungen einzeln melden.
Bevollmächtigte Organisationen (z.B. für die Verwaltung von Pensionskassen) müssen sich nicht als USN anmelden oder erneut anmelden. Jede Institution, die eine andere Institution damit bevollmächtigt, ihre systematische Verwendung der AHV-Nummer zu verwalten, muss sich selbst als systematischer Benutzer der AHV-Nummer (USN) anmelden. Im Rahmen dieser Anmeldung muss sie eine oder mehrere Personen, die in der bevollmächtigten Institution arbeiten, als für die systematische Verwendung der AHV-Nummer zuständige Person (VSBN) benennen und eine Vollmacht dafür vorlegen.
Weitere Informationen unter Applikation USNTools.
Unsystematische Verwendung der AHV-Nummer
Das AHVG legt die gesetzliche Grundlage für die systematische Verwendung der AHV-Nummer. Die AHV-Nummer kann jedoch auch nicht systematisch verwendet werden, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage dies erlaubt.
Eine unsystematische Verwendung der AHV-Nummer liegt vor, wenn die AHV-Nummer verwendet, jedoch nicht gespeichert wird und mit Personendaten verknüpft ist. Folglich muss sie nicht bei der ZAS gemeldet werden, bei der sich nur Institutionen melden müssen, die die AHV-Nummer systematisch verwenden. Eine Rechtsgrundlage ist jedoch auch im Falle einer unsystematischen Verwendung erforderlich.
Beispielsweise kann die AHV-Nummer im Rahmen der elektronischen Patientenakte von Pflegegemeinschaften verwendet werden, um die Kennung der elektronischen Akte eines Patienten zu suchen, ohne dass diese Gemeinschaften die AHV-Nummer in ihren eigenen Datenbanken speichern. Ihre Verwendung ist nur vorübergehend und wird daher als nicht systematisch angesehen. Artikel 5 des Bundesgesetzes über das elektronische Patientendossier (EPDG) sieht diese Verwendung in diesem konkreten Fall vor.
Die Speicherung der AHV-Nummer, selbst wenn sie verändert oder verschlüsselt ist, gilt als systematische Verwendung.