Systematische Verwendung der AHVN13

1. In welchen Fällen muss ich meine Organisation als systematischen Benutzer melden?

Nach Art. 134ter AHVV muss eine Organisation, welche die AHVN13 bei einer ihrer Tätigkeiten verwenden möchte, dies der Zentralen Ausgleichsstelle melden. Wird sie von der ZAS tatsächlich als rechtmässiger systematischer Benutzer anerkannt (das heisst, sie verfügt über die gesetzlichen Grundlagen, die sie zu dieser Verwendung berechtigen), wird dieser Organisation der Zugang zu den folgenden, von der ZAS angebotenen Dienstleistungen, gewährt:

• Erstmalige Auslieferung der AHVN13 für ihr ganzes Personenregister
• Nutzung der Online-Abfragesysteme „UPIViewer” und/oder „UPIServices”
• Generierung von AHVN13 für natürliche Personen, mit denen sie eine Geschäftsbeziehung unterhält und die noch nicht über einen solchen Identifikator verfügen.

2. Wie verläuft konkret die Meldung der systematischen Verwendung?

Online, auf der Website der ZAS. Ein elektronisches Formular ermöglicht es, alle von der ZAS verlangten Informationen schrittweise einzuholen:

Systematische Verwendung der AHVN13

3. Was wird man mich während der Meldeprozedur für die systematische Verwendung fragen?

Zuerst werden Sie vom System über einen Suchbildschirm aufgefordert, zu überprüfen, ob Ihre Organisation im Verzeichnis der bei der ZAS gemeldeten systematischen Benutzer bereits aufgeführt ist. Dies, um Doppelmeldungen auf ein Minimum zu begrenzen.

Sobald die allgemeinen Bedingungen angenommen wurden, werden Sie danach ersucht, die Identifikationsdaten der gemeldeten Organisation, dann jene einer Kontaktperson in dieser Organisation einzugeben.

Anschliessend müssen Sie die gesetzliche Grundlage angeben, die Sie zur Rechtfertigung der erklärten systematischen Verwendung geltend machen.

Zum Schluss werden Sie gebeten, die Meldung auszudrucken und sie uns unterschrieben per Post zurückzusenden.

4. Meine Organisation verwendet die AHVN13 in verschiedenen gesetzlichen Tätigkeitsbereichen. Muss ich dies für jeden einzelnen Bereich melden?

Ja, eine Meldung pro Bereich ist erforderlich. Zum Beispiel eine Krankenversicherung, welche die AHVN13 in den Bereichen Grundversicherung und Zusatzversicherung verwendet, muss diese beiden Verwendungsbereiche separat melden, und zwar jeweils mit Angabe der gesetzlichen Grundlage für den betreffenden Anwendungsbereich.

5. Was geschieht, wenn sich meine Organisation bei der ZAS mehrmals gemeldet hat?

Eine Organisation kann (und muss gegebenenfalls) für mehr als einen Bereich der systematischen Verwendung gemeldet werden. Meldungen jedoch, die als „Doppelmeldung” erachtet werden (gleiche Einrichtung und gleicher gesetzlicher Bereich der systematischen Verwendung) werden gelöscht. Zum Beispiel wenn zwei verschiedene Personen einer kantonalen Verwaltung unkoordiniert denselben Bereich der systematischen Verwendung der AHVN13 durch diese Verwaltung melden, wird die redundante Meldung (die zuletzt eingegangene) gelöscht.

6. Muss ich meine Organisation bei jedem Antrag auf Zugang zu UPI anmelden?

Nein, eine einzige erstmalige Meldung genügt für einen gegebenen Tätigkeitsbereich der AHVN13. Zum Beispiel eine obligatorische Krankenpflegeversicherung, die von der Zentralen Ausgleichsstelle als systematischer Benutzer der AHVN13 anerkannt wurde, kann in der Folge ohne weitere vorgängige Meldeprozedur eine Auslieferung der AHVN13, mehrere Zugänge zu UPIViewer oder einen Zugang zu UPIServices verlangen.

7. Ich habe meine Organisation als systematischen Benutzer gemeldet. Was muss ich noch tun, um einen Zugang zu UPIViewer oder UPIServices zu erhalten?

Die Meldung Ihrer Organisation als systematischer Benutzer der AHVN13 ist eine notwendige Vorstufe für den Erhalt von Zugangsrechten zu UPIViewer oder UPIServices. Diese Meldung führt jedoch nicht automatisch zur Schaffung und Abgabe der Zugangsrechte für diese Dienstleistungen.

Um einen Zugang zu UPIViewer oder UPIServices zu erhalten, müssen Sie mit den Online-Formularen einen entsprechenden Antrag stellen:

Zugang zu UPIViewer

Zugang zu UPIServices

Für UPIViewer muss jeder Nutzer einen individuellen Zugang beantragen. Für UPIServices wird einer Organisation generell ein einziger Zugang zugeteilt.

8. Warum muss ich eine gesetzliche Grundlage angeben?

Nach Art. 134ter Abs. 2 AHVV muss die Meldung die Angabe einer gesetzlichen Grundlage enthalten, auf welche die Organisation die systematische Verwendung der AHVN13 stützen will. Ohne diese Angabe ist die Meldung ungültig und kann von der ZAS nicht berücksichtigt werden.

9. Welche gesetzliche Grundlage muss ich angeben?

Artikel 50d und 50e AHVG legen den allgemeinen Rahmen der gesetzlichen Grundlagen für die systematische Verwendung der AHVN13 fest. Diese hängen von der Art der Organisation sowie ihren Tätigkeiten ab. Es obliegt allein der Organisation, die massgebliche gesetzliche Grundlage zu benennen.

Zur Illustration hier einige Beispiele für massgebliche gesetzliche Grundlagen:

·      Pensionskasse (2. Säule): Art. 48 BVG Abs. 4
·      Obligatorische Krankenpflegeversicherung: Art. 42a und 83 KVG
·      Arbeitslosenversicherung: Art. 96 AVIG
·      Obligatorische Unfallversicherung Art. 60a UVG
·      Kantonales/kommunales Steueramt: Art. 50e Abs. 2 Buchst. c AHVG

10. Was geschieht, wenn die geltend gemachte gesetzliche Grundlage von der ZAS nicht für massgeblich oder richtig befunden wird?

Die Kontaktperson (deren Angaben bei der Meldung der systematischen Verwendung verlangt werden) wird darüber informiert, dass ihre Organisation nicht als systematischer Benutzer der AHVN13 für den erklärten Tätigkeitsbereich anerkannt wird. Dementsprechend:

• wird keinem Mitglied der Organisation ein Zugang zu UPIViewer oder zu UPIServices erteilt;
• wird keinem von der Organisation gestellten Antrag auf Übermittlung von AHVN13-Paketen oder auf Erzeugung von AHVN13 stattgegeben.

Ein solcher Status hat keinen definitiven Charakter: Wenn sich der rechtliche Rahmen ändert (Schaffung einer massgeblichen gesetzlichen Grundlage durch den Gesetzgeber für den betreffenden Tätigkeitsbereich) oder wenn eine andere gesetzliche Grundlage geltend gemacht werden kann, besteht die Möglichkeit, dass die Einrichtung jederzeit eine Überprüfung ihres Dossiers unter Beibringung aller als zweckdienlich befundenen Belege beantragt. Wenden Sie sich dafür an [e-mail].

11. Wie kann ich überprüfen, ob meine Organisation über das Recht zur systematischen Verwendung der AHVN13 verfügt?

Mithilfe der Suchfunktionalität des Online-Meldesystems können Sie eine Online-Suche im Verzeichnis der bei der ZAS gemeldeten Organisationen durchführen:

Systematische Verwendung der AHVN13

Eine von der Zentralen Ausgleichsstelle als rechtmässiger systematischer Benutzer der AHVN13 anerkannte Organisation wird mit „akzeptiert” gekennzeichnet.

12. Warum kann ich meine Organisation nicht unter denjenigen finden, die als systematische Benutzer gemeldet sind?

Dafür gibt es mehrere mögliche Gründe:

a.     Das pdf-Verzeichnis der systematischen Benutzer der AHVN13 ist statisch: es wird nur einmal pro Jahr aktualisiert. Nur das Verzeichnis der systematischen Benutzer, das über die Suchfunktion des Online-Meldesystems abgefragt werden kann, bzw. das Online-System für den Antrag auf Zugang zu UPIViewer oder an UPIServices wird täglich aktualisiert.

b.     Die Online-Suchfunktion im Verzeichnis ist von begrenzter Leistung. Wir empfehlen Ihnen dringend, das Vorhandensein Ihrer Organisation mithilfe von einfachen Suchwörtern zu suchen.

c.     Überprüfen Sie, ob Ihre Organisation früher in einer anderen Sprache oder unter einer anderen bekannten Bezeichnung gemeldet wurde.

d.     Es kann sein, dass Ihre Organisation ganz einfach noch nicht gemeldet wurde. Sollte ein Zweifel weiter bestehen, senden Sie bitte eine E-Mail an [e-mail].

Verzeichnis der systematischen Benutzer der AHVN13

13. Mit welcher Bearbeitungsfrist ist bei einer Meldung der systematischen Verwendung bei der ZAS zu rechnen?

In den meisten Fällen ist nach Eingang der Meldung per Post mit 5 Werktagen zu rechnen. Manchmal erfordert die Prüfung der Massgeblichkeit von gewissen gesetzlichen Grundlagen jedoch eine intensivere Arbeit. In solchen Fällen kann die Frist bis zu 30 Werktage betragen.

14. Was muss ich tun, wenn ich die in der Meldung der systematischen Verwendung an die ZAS gelieferten Daten nachträglich ändern möchte?

Senden Sie die gewünschten Änderungen mit einer Begründung an [e-mail].

15. Was muss ich tun, wenn ich meine Abteilung bzw. meinen Arbeitgeber verlasse?

Teilen Sie uns dies unter Angabe der Person, die Sie als Kontaktperson ablösen wird, per E-Mail mit an [e-mail].

16. Was muss ich tun, wenn die Rolle der Kontaktperson für die ZAS einem anderen Angestellten meiner Organisation zugewiesen wird?

Senden Sie die Angaben zur neuen Kontaktperson an [e-mail].

17. Im Laufe des Online-Meldeprozesses wurde die Verbindung zum System auf ungewohnte Weise unterbrochen (Error 500: java.lang.NullPointerException). Warum? Sind die eingegebenen Daten verloren?

In den meisten Fällen ist dies auf einen falschen Internet-Link zum Online-Meldesystem zurückzuführen. Wir bitten Sie, ausschliesslich den Internet-Link der Online-Meldung auf unserer Website zu verwenden:

Elektronische Anmeldung für die systematische Verwendung der AHVN13 (externer Link, neues Fenster)

Die Daten, die Sie bei einem auf ungewohnte Weise unterbrochenen Meldeprozess erfasst haben, werden nicht gespeichert. Sie müssen deshalb die Prozedur unter ausschliesslicher Verwendung des obigen Linkes nochmals von vorne beginnen. Wenn das Problem weiter besteht, melden Sie dies bitte an [e-mail].

Letzte Änderung 25.01.2019